実施ステップ3 保存文書のファイリング
利用頻度により保管場所を区別。省スペースで効率化するシステム
その後、活用頻度の低い文書を別にファイリング。
「一定期間保存」「永年保存」の2つに大別し、「保存センター」で管理するシステムをご紹介。
保存ファイリング
活用文書
一定期間保存文書の抽出
活用期間がすぎた「一定期間保存文書」は保存用のボックスやケースファイルに置き換え。3.5.7.10年などの「保存期間」を表示して、「廃棄年単位」で文書を管理。
永久保存文書の抽出
法律で永年保存と規定された文書・社史用文書などの永年保存文書は、保存専用で安価な「保存ファイル」に置き換えた方が経済的。
保存センターへ
保存用のファイル等に移し替えた文書は、活用文書とは別のスペース（維持コストの安価な地下倉庫や郊外のトランクルーム、または、オフィス内でもデットスペースなど）を設置し管理する「保存センター」へ移動。
- 使用ツール
-
保存ファイリングでは
利用頻度が低い保存文書は、一般ファイルに比べ、コストの安い保存専用ツールの使用がオススメ。
