実施ステップ 廃棄システム
不要な書類の廃棄でオフィススペースを有効活用するシステム
1. 書類ごとの廃棄
書類は2年間オフィス内に保管して、3年目に入ったら廃棄、あるいは置き換えを実施。この方法で廃棄を行うには、書類ごとにリテンションスケジュールにそった色分けをするとよいでしょう。
例えば3年目に廃棄するのは赤、4年目は黄色というように、年度ごとに色をルール化しておけば、誰でも廃棄することが可能です。
文書の色分け例
文書の活用期間と色分け
2. 項目ごとの廃棄
書類ごとの廃棄と同様に、項目ごとにもルール化した色を設定して廃棄。インデックスでの表示を行い、該当する色をラベルライター「テプラ」などでわかりやすく表示します。
「Gボックスライト」を使用したボックスファイリンクの場合は、「個別フォルダー」の「フォルダー・タイトルラベル」のカラーを使用し、廃棄を明確にすることが可能。
色別に廃棄する
ファイル内リテンションシステム
（キングファイルスーパードッチ〈脱・着〉イージー）
3. ファイルごとの廃棄
ファイルごとの廃棄も、色によって順番に廃棄を進めます。
色の表示はファイルの背見出し下部に。「テプラ」のカラーラベルを貼って廃棄年限を明確に。「Gボックスライト」の場合は、廃棄年限を表示するリテンションスケジュール表示エリアが、ボックスの下部にあるので、この部分に「テプラ」のラベルで表示。
年度ごとの廃棄
