2. 活用のための検索システム

大量の活用文書は、閲覧・検索のしやすさから厚型ファイルを用いるのが一般的。
けれども頻繁に出し入れする文書には、とじ込まずに整理する「ボックスファイリング」がオススメ。
ここでは厚型ファイルとボックスの検索システムをご紹介します。

「スクエアパターン」業務の種類を色で表示:スクエアパターンとはファイルの背見出し上部に印刷されている四角いマークのこと。業務の種類によって「赤」「黄」「緑」「青」の4種類に分類できます。 「業務内容項目」業務内容の項目を表示 「ファイルタイトル表示」文書のファイルタイトルを表示:ファイルタイトルは、的確かつ具体的にし、誰でもわかるようなタイトルに。「ファイルコードナンバー・ロケーション」コード管理 ファイルコードナンバー、ロケーションナンバーを表示:コードナンバーとファイルを保管する什器のナンバーでファイル管理票を作成すれば、必要な書類を素早く検索できます。 「細分類項目(インデックス項目)」細分類 ファイル内のインデックス項目名を表示 「管理エリア」オフィス内活用期間(リテンションスケジュール)活用後の保存・廃棄方法(リテンションコントロール)、担当部署名を表示