1. 文書の分類

「分類」と「配列」でファイリングの仕上げ

「分類」はファイリングを行うための基準で大・中・小の3つの分類が基準です。
「配列」は、分類したファイルを検索しやすくするための並べる順番。使いやすく管理の全社的な業務の内容に即して「分類」を行い、ファイル名は実務にそったものにし、基準となる「文書分類基準表」を制作します。

検索性を上げる「分類」で「配列」する

ファイリングに際しては、右上の表の4つの分類法のうち一つだけを選択するのではなく、文書の性質に応じて適切な分類法を選択。
分類した書類を検索しやすくするために、50音順、アルファベット順、日付別・月別、地域別、業種別などの配列方法を用いてファイリングを行います。