システムファイリングとは

ファイリング研究室Top > ファイリングシステムとは:ファイリングシステムの種類/ファイル用具の選び方

ファイリングシステムの種類

ファイリングシステムは主に、「バーチカルファイリング」「簿冊式ファイリング」「ボックスファイリング」の3種類が普及しています。

  バーチカルファイリング 簿冊式ファイリング ボックスファイリング
方法
  • フォルダーに書類を挟み込んで管理する
  • フォルダーは引き出し式の什器に保管する
  • 2穴式のバインダーに綴じて管理する
  • フォルダをボックスに入れて管理する
利点
  • 穴あけの必要がない
  • 書類の厚さによるスペースのムダがない
  • 書類を紛失しにくい
  • 順番が狂いにくい
  • 見出しが見やすい
  • ファイルが頑丈で再利用性に優れる
  • 目より高い位置にも配置できる
  • 見出しの一覧性がある
  • 持ち運びしやすい
欠点
  • 書類を紛失しやすい
  • 目より高い位置に収納できない
  • 長期保管に向かない
  • 穴あけ作業が必要
  • 書類が少なくても1冊分のスペースを取る
  • 書類が少なくてもボックス1つ分のスペースを取る
  • フォルダとボックスの2つを用意する必要がある
使用道具
フォルダ
厚型ファイル
フォルダ、ボックス

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ファイル用具の選び方

個人で
  • 名刺の効率的な整理には
名刺ホルダー名刺BOX
  • 担当案件の整理には
ホルダー仕掛りBOX
  • 打合せ資料の整理には
テジグ仕掛りBOX
グループで
  • 連絡案件を確実に伝えるには
ホルダーMAILボックス
オフィスの回覧板ファイル
  • 決裁が必要な書類は
ホルダーMAILボックス
  • 書類の検索効率を上げたい
保存ファイリング キングファイルSDDN
  • オフィススペースを有効活用したい
保存ファイリング キングファイルSDDN、G-BOX
  • 証拠、証跡となる記録を必要なときに直ぐに参照したい
保存ファイリング
保管ファイリング
キングファイルSDDN、G-BOX
保存ファイル、保存ケースファイル、保存ボックス、
保存ファイル(統一伝票用)
「不特定多数」が利用する文書 「特定者のみ」その業務に関連する ものしか利用が許されていない文書

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