システムファイリングとは

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ファイリングシステムとは

ファイリングシステムとは、快適で正確、迅速、安全な、
ビジネスチャンスを逃さない環境作りのことです。

記録管理とファイリングシステム

的確な意思決定が出来る環境作りにファイリングシステムは欠かせません。
必要な時に、必要な文書や記録が、使える状態にある。─この、当たり前のようでなかなか実現しにくい環境を構築するためには、誰の目にも明らかな「シンプル」で「目に見える」ファイリングルールが有効です。

  • 文書管理法
情報公開を行い、説明責任を果たすには文書管理が不可欠です。
いつ、誰が、どのような行為を実施したのかを客観的に証明するためには、完全かつ正しい文書や記録を示す必要があります。組織が存続するためには、官民問わずこの取り組みは不可欠です。
  • 内部統制
業務の見える化と会計リスク対策の実施に文書管理は不可欠です。でも、紙文書のファイリングは煩雑で手間がかかると思われがちです。

これを一度に解決する方法は、あるかもしれませんが膨大な費用がかかります。
解決の糸口として、各現場で取組むファイリングシステムは有効です。実際に取組めばどの程度の手間がかかるのか実感できます。

組織の継続的発展のために

コンプライアンス(法令順守)とアカウンタビリティ(説明責任)は組織の存続に必要不可欠な要素です。 これらを支えているのが文書管理システムです。組織活動を適切に記録し、管理運用することで正しく迅速に、的確に説明することが可能になります。

正確、迅速、安全なオフィス環境

  • 正確
正しい権限を持つ者に承認された文書を基に業務を遂行することが基本です。
  • 迅速
本来業務や、外部からの問い合わせや照会といった依頼に対して、すばやく業務を遂行することができます。
  • 安全
情報漏えいや改ざんの心配がなく、安心して業務遂行できる環境が整備されます。
  • 的確
これらの取組みにより、的確に意思決定することが可能になります。

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